Mise en place d'un guide de procédures pour améliorer la lisibilité et la transparence d'une organisation - le cas de la Communauté du Pays d'Aix

Résumé du document

La Communauté du Pays d'Aix est une structure importante autant vis-à-vis de son environnement que par rapport à son fonctionnement interne. Sachant que la qualité d'une organisation interne a un impact sur l'image qu'elle dégage à l'extérieur, il est évident que la CPA souhaite s'intéresser au domaine de la qualité et l'intégrer dans ses principes de fonctionnement. Un guide de procédures est un outil au service d'une organisation qui souhaite éclaircir ses pratiques. Il donne l'occasion de prendre plus amplement conscience du travail et du rôle de chacun et permet aux agents de mieux se situer dans le fonctionnement général de l'organisation. En ce qui concerne l'impact d'un guide de procédures sur un service, il faut savoir qu'il aide l'organisation à motiver les agents qui la composent, donne une justification au service mais également clarifie les tâches et la place de chacun. Il réaffirme le sens et la raison d'être d'un service, tant dans l'esprit des agents du service, qu'aux yeux des supérieurs hiérarchiques. Pour l'organisation toute entière, il faut savoir que par cette « remise à plat » des pratiques et l'étude du fonctionnement de l'organisation qu'elle sous-entend, un guide de procédures permet d'aider à restructurer l'organisation et la rendre plus efficace, mais surtout efficiente afin de répondre de manière optimale aux besoins des usagers-clients. Ainsi, la structure devient donc lisible tant en interne qu'en externe et donne la possibilité à tout le monde de comprendre sa façon de fonctionner.