Création d'un événement sportif au sein du service jeunesse et sports de Montargis

Résumé du document

Avant le 3 mars, date du début du stage, j'avais rencontré Francis C. qu'à une seule reprise pendant 5 minutes. Je lui avais très rapidement exposé mon projet, sans rentrer dans les détails. Ma première idée était de monter un évènement sportif : 24 équipes de 6 devaient s'opposer autour de 12 disciplines qui restaient à définir, sans interruption et pendant 12 heures. Le public visé n'était pas principalement des sportifs mais plus des groupes d'amis ou des familles. Je rentrais donc dans les objectifs de la ville en développant le « sport-loisir ». M. C trouvait l'idée sympathique. Il m'a fixé une date pour l'évènement : le 13 avril 2008, donc 2 semaines après mon stage et le fait que l'évènement serait gratuit. Nous en sommes restés là. Quelques semaines avant le début du stage, j'ai commencé à réfléchir sur les principes de mon évènement sans là-encore entrer dans les détails. Je me suis demandé quelles disciplines sportives je pouvais mettre en place et j'ai ramené mon nombre de pratiques à 10 et donc le nombre de participants à 20 équipes. Nous verrons par la suite que ces chiffres ont encore été amenés à changer.
En résumé, lorsque je suis arrivé au service jeunesse et sports le lundi 3 mars, je savais durant ce mois, que je devais organiser un évènement sportif à Montargis, pour le dimanche 13 avril. Je tenais également le concept de cet évènement mais il y avait beaucoup de choses à éclaircir. Par exemple, je ne savais pas si je disposais d'un budget ou si je devais chercher des sponsors pour ramener de l'argent. Je ne connaissais pas non plus mes horaires de travail (celles-ci sont restées d'ailleurs très flexibles, j'en reparlerai plus tard). Un autre domaine que je ne connaissais pas était tout simplement la ville de Montargis. Pour avoir à plusieurs reprises rencontré des équipes de l'agglomération dans différentes disciplines, je connaissais leurs niveaux, la localisation de certains équipements sportifs mais cela s'arrêtait là. Je n'étais jamais allé au centre ville où même me promener dans Montargis. Cela me posa d'ailleurs certaines difficultés par moment.
Je me suis donc retrouvé ce lundi 3 mars, dans un environnement que je ne connaissais pas du tout, entouré de personnes que je n'avais jamais vu (mis à part Francis C.) et je devais organiser un évènement sportif pour cette ville sans très bien savoir comment je devais m'y prendre. Le pari était donc osé mais j'étais très motivé et je souhaitais vraiment que ce stage soit très bénéfique pour moi. Je me suis donc mis à travailler.
Monter un évènement sportif est une mission complexe puisqu'elle regroupe un large panel d'actions à mener. Il faut tout d'abord faire parti d'une structure. C'est une obligation légale. Certaines personnes sont obligées de créer une association dans le seul but de faire leur évènement. Il faut savoir que monter une association n'est pas de tout repos ; il y a beaucoup de demandes à faire (inscription au journal officiel, créer un bureau…). Je ne rentrerai pas dans les détails puisqu'effectuant mon stage au service des sports, je faisais déjà parti d'une structure.
Il y a également un budget qu'il faut concevoir, gérer, diviser, évaluer les dépenses et les recettes… l'aspect financier de l'évènement sportif est très important. Sans ressources financières, il n'est pas possible de créer un évènement.
La communication est également un point essentiel. Il permet de faire connaître l'évènement en informant « le grand public ». C'est cette étape qui va faire de la journée un grand évènement ou bien alors une activité banal. Il existe tout un tas de moyens de communication que nous verrons par la suite.
J'ai donc du m'occuper parmi ces 3 principes (monter une association, gérer un budget et communiquer) uniquement des deux derniers, même si j'ai du rechercher des bénévoles pour faire parti de l'organisation. Bien évidemment, il m'a fallu mettre en place mon projet et cela m'a demandé d'effectuer d'autres actions (gérer des équipements et du matériel sportif, organiser le déroulement de la journée…).
Mettre en place un évènement sportif revient donc à gérer, organiser, planifier tout un tas de choses et d'actions. Il est également nécessaire d'élaborer des stratégies afin de se fixer des objectifs et de coordonner des activités. C'est ce que je me suis tâché de faire durant ce mois.